अंग्रेज़ी में ईमेल और रिपोर्ट लिखना कैसे सीखें: भारत के शिक्षार्थियों के लिए अभ्यास
नियंत्रित अभ्यास से स्वतंत्र लेखन तक जाएँ, विषय को क्रम में रखें, कई चरणों में संपादन करें और शिक्षक से उपयोगी प्रतिक्रिया लें।
व्याकरण से पहले लिखने का उद्देश्य तय करें
सबसे पहले तय करें कि आपको किसी ग्राहक से जानकारी माँगनी है, काम की प्रगति बतानी है या बैठक का सार तैयार करना है। हर दस्तावेज़ का पाठक और उद्देश्य अलग होता है। लिखने से पहले तीन मुख्य बातें और पाठक से अपेक्षित अगला कदम नोट करें। अंग्रेज़ी में अच्छा लेखन केवल कठिन शब्दों का प्रयोग नहीं है; पाठक आपके संदेश को बिना अनुमान लगाए समझ पाए, यही कसौटी है।
तीन स्तरों पर लेखन का अभ्यास करें
शुरुआत में छोटे वाक्यों का क्रम बदलने, क्रिया के रूप सुधारने और उचित शब्द चुनने का नियंत्रित अभ्यास करें। इसके बाद विषय, तथ्य और निष्कर्ष के छोटे खाके पर एक अनुच्छेद लिखें। तीसरे चरण में नमूना देखे बिना अपना ईमेल तैयार करें और फिर लक्ष्य से मिलान करें। ऐसी क्रमिक पद्धति गलती सुधारने के साथ स्वतंत्र रूप से विचार व्यवस्थित करने का कौशल भी बनाती है।
ईमेल और रिपोर्ट की संरचना स्पष्ट रखें
ईमेल की शुरुआत में कारण लिखें, बीच में आवश्यक संदर्भ दें और अंत में एक साफ़ अनुरोध या समयसीमा बताएं। रिपोर्ट में देखे गए तथ्यों, उनकी व्याख्या और आगे के सुझाव अलग रखें। यदि कई सवाल हैं तो छोटे अनुच्छेद या शीर्षक अपनाएँ। भेजने से पहले सोचें कि जिसे प्रसंग पता नहीं, वह पाठ पढ़कर क्या कदम उठाएगा। केवल औपचारिक शब्द जोड़ देने से अस्पष्ट संदेश स्पष्ट नहीं हो जाता।
संपादन को अलग-अलग चरणों में बाँटें
पहली बार पढ़ते समय जाँचें कि कोई आवश्यक जानकारी छूट तो नहीं गई और घटनाओं का क्रम सही है। दूसरी बार काल, वाक्य रचना, विरामचिह्न और शब्दों के प्रयोग पर ध्यान दें। तीसरी बार अनावश्यक दोहराव और बहुत लंबी पंक्तियाँ हटाएँ। 'however' या 'therefore' जैसे जोड़ तभी लगाएँ जब विचारों में सचमुच विरोध या कारण का संबंध हो। तारीख और आँकड़े मूल स्रोत से मिलाना भी ज़रूरी है।
सॉफ़्टवेयर और शिक्षक दोनों की भूमिका समझें
वर्तनी जाँचने वाला उपकरण सामान्य गलतियाँ पकड़ सकता है, लेकिन विशेष विषय के अर्थ या पाठक का अपेक्षित लहजा हमेशा नहीं समझता। हर सुझाव स्वीकार करने के बजाय उसके प्रभाव को जाँचें। शिक्षक से पूरे पाठ को दोबारा लिखवाने की जगह बार-बार होने वाली तीन त्रुटियाँ समझने को कहें। ग्राहक के निजी पत्र या संस्था के गोपनीय दस्तावेज़ अनुमति के बिना किसी बाहरी सेवा में न डालें।
वास्तविक प्रगति के प्रमाण रखें
एक पूछताछ ईमेल, बैठक का सार और एक पृष्ठ की व्याख्या जैसे तीन कार्यों के पुराने तथा सुधरे संस्करण सुरक्षित रखें। देखें कि स्पष्टता, शुद्धता और प्रतिक्रिया के आधार पर सुधार हुआ है या नहीं। मदद माँगते समय अपना स्तर, किस तरह का लेखन सीखना है, अभ्यास की आवृत्ति और प्रतिक्रिया का प्रारूप बताएं। कोई प्रमाणपत्र अकेले यह सिद्ध नहीं करता कि आप हर संदर्भ में साफ़ अंग्रेज़ी लिख सकते हैं।
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