छोटी कार्यशाला का फ़ोन मेनू: वॉइस आर्टिस्ट चुनें और स्पष्ट संदेश रिकॉर्ड करें
छोटे व्यवसाय के कॉल मेनू को सरल बनाने, नामों का सही उच्चारण बताने, रिकॉर्डिंग की ब्रीफ़ देने और फ़ोन पर जाँच करने की विधि।
पहले फ़ोन मेनू को छोटा और स्पष्ट करें
ग्राहक वास्तव में क्या पूछते हैं, यह लिखें: कार्यशाला कब खुलती है, प्रवेश-द्वार कहाँ है और किसी कर्मचारी से कैसे बात हो सकती है। सबसे ज़रूरी जानकारी पहले रखें; सभी सेवाओं और प्रचार का लंबा विवरण न सुनाएँ। हर विकल्प को ऊँची आवाज़ में पढ़ें और किसी ऐसे व्यक्ति से क्रम आज़माएँ जो दुकान को नहीं जानता। जाँचें कि फ़ोन सिस्टम विकल्प दोहराने या कर्मचारी से जोड़ने की सुविधा देता है या नहीं। रिकॉर्डिंग से पहले पाठ और क्रम को मंज़ूरी दें, ताकि दोबारा काम कम हो।
स्थानीय नामों का उच्चारण क्यों महत्त्वपूर्ण है
असामान्य सड़क या बस्ती के नाम के लिए वॉइस आर्टिस्ट को सही बलाघात और सत्यापित आवाज़ का नमूना दें। रूसी मूल लेख में सेंट पीटर्सबर्ग की कार्यशाला का उदाहरण है, जहाँ आँगन और सड़क वाले प्रवेश-द्वार को अलग बताना पड़ सकता है। लेनिनग्राद क्षेत्र में ऐसा स्थायी पहचान-चिह्न उपयोगी हो सकता है जो मौसम के साथ न बदले। ये रूस के मूल उदाहरण हैं, भारत के लिए बनाए गए नकली पते नहीं। लंबे रास्ते बताने से पहले मौजूदा नक्शे से जानकारी जाँचकर उसे अलग से दें।
आवाज़ की रिकॉर्डिंग के लिए स्पष्ट ब्रीफ़ दें
हर संदेश की वांछित अवधि, सामान्य या बातचीत जैसा स्वर, ऑडियो फ़ाइल का फ़ॉर्मैट और टेलीफ़ोन सिस्टम की तकनीकी शर्तें बताएँ। मेनू नंबर, सही विराम और लाइन व्यस्त होने पर चलने वाला संदेश भी शामिल करें। नमूना रिकॉर्डिंग मँगाकर हेडफ़ोन के साथ साधारण फ़ोन स्पीकर पर भी सुनें। पृष्ठभूमि संगीत से शब्द समझना कठिन हो सकता है और उसके इस्तेमाल के अधिकार अलग से जाँचने होंगे। पहले से तय करें कि कितने सुधार और कौन-सी मूल फ़ाइलें मिलेंगी।
बदलावों की ज़िम्मेदारी तय करें
किसी कर्मचारी को सिस्टम में लगाने से पहले पूरे पाठ की जाँच और मंज़ूरी देने का काम सौंपें। कार्य समय या प्रवेश-द्वार बदलने पर पुरानी रिकॉर्डिंग तुरंत बदलें; पाठ, ऑडियो और रिकॉर्डिंग की तारीख साथ रखें। वॉइस आर्टिस्ट मंज़ूर शब्द बोलता है, जबकि टेलीफ़ोनी विशेषज्ञ ऑडियो चलाने, मेनू विकल्प और कॉल ट्रांसफ़र को सेट करता है। जब तक कोई व्यक्ति दोनों सेवाएँ स्पष्ट रूप से न देता हो, इन्हें एक ही काम न मानें। बदलाव के बाद वास्तविक टेस्ट कॉल करें।
रिकॉर्डिंग का एक काल्पनिक उदाहरण
मान लीजिए किसी मरम्मत कार्यशाला में ग्राहक अब पुराने दरवाज़े से नहीं आ सकते। मालिक लगभग बीस सेकंड का संदेश तैयार करता है, वॉइस आर्टिस्ट जाँचे गए पते का सही उच्चारण रिकॉर्ड करता है और तकनीकी सहायक फ़ाइल सिस्टम में लगाता है। कर्मचारी कई बार फ़ोन करके देखते हैं कि नया संदेश सही चल रहा है और पुराना वास्तव में हटा दिया गया है। यह केवल काम की प्रक्रिया बताने वाला काल्पनिक उदाहरण है, किसी वास्तविक Match2Go ग्राहक का अनुभव नहीं।
सेवा देने वालों को सीधे खोजें
रिकॉर्डिंग मँगाने से पहले पूछें कि बाद में संपादन, एक वाक्य बदलना और मूल फ़ाइलें रखना संभव होगा या नहीं। ग्राहकों की निजी कॉल रिकॉर्डिंग उचित आधार के बिना नमूने के तौर पर प्रकाशित न करें। Match2Go एक भू-सामाजिक सेवा है जहाँ लोग अपनी ज़रूरत पोस्ट करके आसपास के वॉइस आर्टिस्ट, पाठ संपादक या टेलीफ़ोनी विशेषज्ञ से सीधे बातचीत कर सकते हैं। इसका विकास अभी मुख्य रूप से रूस में हो रहा है; भारत में विशेषज्ञों की उपलब्धता की गारंटी नहीं है। यह भुगतान वाले विज्ञापनों के बजाय व्यक्तिगत सिफ़ारिशों से बढ़ती है।
Match2Go अभी मुख्य रूप से रूस पर केंद्रित है; दूसरे देशों में स्थानीय उपलब्धता सत्यापित नहीं है।
लोग आपस में शर्तें तय करते हैं। मेल और जवाब की गारंटी नहीं है। Match2Go पर वास्तविक ज़रूरत लिखें